Eén van de meest stressvolle items in deze tijd is het to-do-lijstje. Een soort doomscrollende lijst die je er dagelijks aan herinnert waar je niet aan toe bent gekomen. Maak in plaats daarvan een done-lijst.
De to-do-lijst: je staat op achterstand
Stel, je begint de dag met een lijst maken van wat je allemaal kunt doen die dag. Er staan 12 dingen op. Dan sta je dus aan het begin van de dag op achterstand, -12. De hele dag werkt je toe naar het wegwerken van deze achterstand, het moment dat deze 12 dingen gedaan zijn. Alleen lukt dit zelden. En dus begin je de volgende dag weer op achterstand, want er staan nog dingen open van die twaalf van gisteren en grote kans dat er ook nieuwe dingen op staan, waardoor je ook deze dag de lijst niet af krijgt. Je blijft dus altijd op achterstand staan.
En je zegt tegen jezelf: als ik dit af heb, dan heb ik tijd voor…
- … pauze
- … het gezin
- … dat leuke project
- … mezelf…
Het bekende hamsterwiel dat alleen maar sneller gaat draaien als je harder rent (want dan poppen er altijd heel veel dingen op die je ook kunt doen!). In feite zit je in een – volgens het boek – productivity debt (productiviteitsschuld), je moet altijd éérst heel veel dingen doen, voordat je voldoet aan de norm die je jezelf stelt.
De done-lijst: alles wat je doet is extra
Een done-lijst is eigenlijk een lijst waarop je bijhoudt wat je gedurende de dag hebt gedaan, dus die werkt andersom. Je begint met niks en dat is oké. Het is al een prestatie dat je wakker wordt – bij wijze van spreken – want je begon met niks. Vervolgens tel je op, hoe meer je doet, hoe productiever je dag is.
En als er iets tussendoor komt? Dan is dat geen ‘verloren’ tijd of afleiding van je afvinklijst, maar gewoon óók iets wat op je lijst komt.
Ik merk zelf al dat ik harder werk, omdat ik het gewoon leuk vind als de lijst langer wordt. En dat hoeft niet per se te komen door al die dingen die ik aan het begin van de dag heb bedacht. Hij kan ook gevuld worden door die bekende klussen die altijd tussendoor komen (welkom in het echte leven!) of die het leven nét iets leuker maken op het juiste moment en die toch ook een mooie plek verdienen op je lijst met trofeeën.
En mocht je er toch met de pet naar gooien en te veel afgeleid worden door randzaken, dan heb je dat ook zwart op wit. En doe je dat misschien de volgende dag minder.
Dat werkt een stuk motiverender dan je aan het eind van de dag afvragen waarom je takenlijst nog niet af is, terwijl je geen idee hebt wat je dan wél hebt gedaan.
Een to be lijst
Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ik wil een fijne collega zijn en daarom even luisteren naar je collega die het zwaar heeft, in plaats van je e-mail checken. Tegelijkertijd kan een fijne collega zijn ook betekenen dat je dat project op tijd klaar hebt, zodat je collega’s hiermee verder kunnen. Waardoor die collega met zelfmedelijden bij de koffieautomaat maar even moet wachten.
Gooi je to-do-lijst niet weg
Overigens wil ik niet suggereren om je hele to-do-lijst weg te gooien, maar je kunt hem anders inzetten. Zo heb ik net samen met Yuri besloten dat we een lijstje maken met alle klussen die in huis moeten gebeuren, zodat we – als we tijd hebben – meteen kunnen beginnen in plaats van eerst na te denken wat we moeten doen. Een to-do-lijstje is ideaal om op de tijden dat de agenda leeg is (waar je alle ‘moet’ taken op hebt staan), snel te zien wat je kunt doen en welke dingen daarvan het belangrijkst zijn. Gebruik het dus als geheugensteuntje, niet als dictator van je dagplanning.
Gebruik dan liever je done-lijstje als lieve moeder die alles leuk vindt wat je maakt, hoe groot en lelijk het ook is 😉
Hoe maak jij je dagplanning?
📔 Boek: De 4 weken reset – Oliver Burkeman
📃 Lees ook: Waar gaat je tijd naartoe? Doe een time audit
💬 Hulp nodig? Neem contact op
✉️ Meld je aan voor de nieuwsbrief en ontvang gratis tips & tools voor een slimme organisatie: