Een tijdje geleden zagen we de film Bruce Almighty, met een bekende scene waarbij Jim Carrey meters wordt weggeschoten door een extreem lang archief dat openschiet (en dat ‘God’ over hem had verzameld). En stel je nu eens voor dat je dan ook nog eens precies terug kunt vinden wat je zoekt. Een droom, nietwaar?
Waar het vaak fout gaat bij het bijhouden van een archief is dat het te ingewikkeld is. Zo’n ouderwetse archiefkast zou dan ideaal zijn, je opent de la, duwt je papieren in de juiste map en klaar.
Mijn probleem: ik heb geen archiefkast én geen ruimte voor zo’n kast. Toch is dit in de basis hoe je een eenvoudig archief bouwt.
Waar het fout gaat in het archief
Er zijn een aantal veelvoorkomende fouten (en oplossingen) bij het bijhouden van een archief. Hier deel ik er een aantal:
Papieren zitten in een ringband en de perforator ligt op een andere plek | In zijn geheel geldt dat het handig is om spullen die bij elkaar horen bij elkaar te bewaren en dus ligt de perforator ook bij het archief. Maar als ik de perforator dan ook op andere plekken nodig heb? Ik zou er echt kritisch naar kijken of dit echt nodig is en anders koop je er gewoon één extra. Bij de kringloop kost het weinig en is het duurzaam.
De spullen zitten in een doos zonder een logische volgorde | Papieren in dozen vind ik sowieso geen goed idee. Tenzij het oude schriften of schoolwerkjes zijn of iets dergelijks, waarbij datum niet relevant is. Waar het gaat om het bewaren van dezelfde soort papieren die altijd dezelfde maat hebben, precies in de doos passen en daardoor ook automatisch op volgorde liggen zou het kunnen lukken. Maar dan moet je je afvragen of je niet te veel bewaard.
Waar een doos overigens wel heel behulpzaam in kan zijn is bij het opstellen van een archief. Gooi alle administratie die je hebt in die doos en pak elke keer als je tijd hebt een stapeltje om te ordenen.
- Werk
- Verzekeringen
- Zorg
- Auto
- Kind 1
- Kind 2
- Vrijwilligerswerk
Ook hier geldt: less is more (en overzichtelijker)
Je maakt het te ‘mooi’ | Als je een beetje op mij lijkt, kan het soms lang duren voordat je administratie er mooi genoeg uitziet. Flashy tijdschriftcassettes of boxen, washitape, mooie labels. Je kunt het zo mooi maken als je wilt natuurlijk, maar hou rekening met effectiviteit.
Je bewaart te veel | Dit vind ik zelf ook erg lastig, want ik ben als de dood dat ik iets wegdoe dat ik later nog nodig heb. Nu is administratie tegenwoordig bijna altijd terug te halen (door bijvoorbeeld in te loggen en de factuur te printen of een klantenservice om hulp te vragen). Ik krijg nog weinig papieren post, behalve bij de belastingdienst en die heb ik heel lang nog bewaard, terwijl alle papieren ook online zijn in te zien. Feit blijft dat je sneller dingen kunt vinden als je tussen minder spullen hoeft te zoeken.
Je houdt het niet goed bij | Als je met deze tips een mooi archief in elkaar hebt gedraaid, blijft het natuurlijk belangrijk dat je het goed bijhoudt, anders is het vergeefse moeite. Hoe je dat doet lees je in het artikel Nooit meer papieren chaos: zo houd je je administratie bij.
Ik hoop dat het je met deze tips iets beter lukt om een betere administratie op te zetten.
Lees ook: Nooit meer papieren chaos: zo houd je je administratie bij
Boekentip: Getting Things Done – David Allen
[ Ik wil meer rust in mijn administratie ]