Je kent het wel: je líjkt ruimte te hebben in je agenda, maar dan komt er weer iets tussendoor dat je was vergeten of loopt een taak uit, waardoor je toch weer tijdstress hebt. En ergens weet je dat je nog iets moest doen, wat was dat ook alweer? En oh ja, dat ene ook even onthouden, want daar moest je nog op terugkomen bij je collega.
Zo’n vijftien jaar geleden kwam ik in aanraking met de grootste klassieker op het gebied van timemanagement, het boek Getting things done (GTD). De kunst van stressvrije productiviteit van David Allen. Plotseling werden taken deelbaar, kregen de ideeën uit mijn hoofd een plaats in de tijd en had ik een systeem voor meer rust in mijn dag én in mijn hoofd. De methode legt eigenlijk ons ‘normale’ denksysteem bloot voor mensen bij wie dit iets anders werkt dan gebruikelijk. En ook voor mensen die al goed plannen van zichzelf, legt het lekken bloot in het menselijke denksysteem. Kortom, iedereen heeft er iets aan en ik denk dat iedereen die bezig is met productiviteit het tenminste kent en grotendeels gebruikt.
Een belangrijk onderdeel van het systeem is het wekelijkse onderhoud, waarbij je – net als de APK bij de auto – even weer doorneemt of je niks bent vergeten en of je nog dingen moet inplannen voor komende week. Alleen al dat je wéét dat je dit wekelijks doet (en er dus niks ‘kwijt’ raakt) geeft enorm veel rust in je hoofd.
Daar gaat ‘ie:
Het wekelijks onderhoud (GTD) in vijf stappen
TERUGBLIK | Kijk in je agenda van de afgelopen week, staan er nog dingen open of moeten er naar aanleiding van afspraken nog dingen worden verwerkt? En je takenlijst, heb je gedaan wat je moest doen? Is er iets anders gebeurd waar je de komende week mee aan de slag moet?
VERZAMELEN & VERWERKEN | Bekijk je inboxen en verwerk deze – wanneer nodig – in je agenda of takenlijst. Of ruim dingen op als je er niks meer mee hoeft te doen:
- Je e-mailinbox(en).
- Losse papiertjes, inkomende post en die stapel papieren op tafel.
- Inboxen of lijstjes op je telefoon waar je dingen hebt verzameld.
- Maak een braindump; schrijf alle dingen op die je in je hoofd hebt en waar je nog iets mee moet.
- Kijk op je ‘wachten op’ lijstje als je die hebt of vraag je af van wie je nog iets nodig hebt of verwacht of iets verwacht.
Als je dit wekelijks doet, dan weet je hoofd dat er rust is en dat zaken weer voorbijkomen. Het is een kleine aanpassing van je planning die zorgt voor een grote positieve impact op de rest van je planning.
Ben je van plan om voor het eerst een wekelijks onderhoud te doen, dan heb je misschien nog wat aan deze artikelen:
- Wekelijks onderhoud (Het effectieve werken)
- Weekly review (GTD): Zo houd ik dit al jaren vol (mevrouwstructuur)
- Mijn eigen artikelen over GTD
Heb je vragen of wil je dat ik je help met je planning? Reageer onder dit bericht of neem contact op.