Administratie. Het is niet iedereens hobby en toch moet het regelmatig gebeuren, want anders kunnen de gevolgen groot zijn. Gelukkig is het vrij eenvoudig bij te houden, als je maar weet hoe het moet.
Een ‘hekel’ aan administratie komt vaak voort uit het feit dat het lastig en saai is én het meteen grote gevolgen kan hebben als het niet goed gebeurt. Voor je het weet blijkt er een financiële tegenvaller tussen te zitten of erger nog, heb je een deurwaarder aan de deur omdat je een herinnering hebt gemist.
Gelukkig wordt het met de juiste structuur makkelijker én leuker!
Zelf had ik niet zo’n negatieve associatie met administratie. Toen ik kind was, schreef mijn vader nog acceptgiro’s uit en eens per maand zat hij aan de keukentafel met zijn blauwe giromap en dan keek ik mee hoe alles weer op orde kwam. Het leek zo makkelijk.
In de volwassen werkelijkheid komen enveloppen overal vandaan, hebben ze een grote gave om door een windvlaag ergens onder terecht te komen, waardoor je ze kwijt raakt. En er moet meestal meer mee gebeuren dan alleen ordenen. Bovendien komt de administratie tevoorschijn uit:
- de brievenbus,
- je tas of jaszak (bonnetjes),
- de mailbox,
- online inlogomgevingen.
Bovendien krijg je veel digitaal en – voor de zekerheid – ook nog een keer extra via de post. Die blauwe map uit mijn jeugd was een illusie…!
Gelukkig is er nog steeds een systeem van te maken. Je moet alleen je informatie van wat meer locaties halen. Daar tegenover staat dat we geen overschrijvingen meer hoeven te doen, betalingen binnen één tel op de juiste rekening staan en enorm veel automatisch betaald wordt. Dus het is op veel manieren makkelijker dan vroeger.
En het is dus ook best goed bij te houden, als je maar weet hóe je het moet doen. En dat weet ik! Dus laten we beginnen:
STAP 1 | Zorg voor een inbox (uit het zicht)
Iedereen is bekend met de e-mail inbox, maar eigenlijk moet je ook voor papieren, kranten, bonnetjes en magazines een fysieke inbox hebben. Eén inbox is in principe genoeg, tenzij er héél veel binnenkomt, dan kun je er nog voor kiezen om speciale inboxen te maken voor bijvoorbeeld:
- dingen die je wilt lezen
- dingen die rechtstreeks naar het archief kunnen
- specifieke huisgenoten / kinderen
Persoonlijk heb ik liever één inbox waar al deze dingen samenkomen. Ik verwijder altijd de enveloppen en kijk vast even wat het is, maar als je daar geen zin in hebt, dan is dat geen probleem. Gooi maar op de stapel en don’t worry! Ik gebruik er overigens een tijdschriftcassette voor, maar je kunt ook brievenbakken of een la gebruiken of iets anders waar minimaal het formaat A4 in past. Deze inbox zet of leg je vervolgens in een kast, op een eettafelstoel die je niet gebruikt of op een hoek van de trap. Het liefst uit het zicht.
STAP 2 | Reserveer wekelijks tijd om de inbox te verwerken
De reden dat je je post zo nonchalant van je af kunt gooien is omdat je weet dat je één keer per week tijd reserveert om hiernaar te kijken. Op dit ingeplande, vaste moment ga je zitten, gooi je de enveloppen, kranten, folders, kassabonnetjes, notities etc. op één berg en ga je deze verwerken door elk stuk op te pakken en je af te vragen wat je ermee moet doen:
- Moet het bewaard worden?
- Zo nee, gooi het dan weg,
- Zo ja, ga dan verder:
- Zit er een actie aan vast?
- Zo ja, doe dit dan meteen, je hebt er nu tijd voor. Moet er iets betaald worden of moet je hierop reageren? Is het iets dat langer duurt dan een half uur, plan het dan in en reserveer er extra tijd voor in je agenda.
- Zo nee, ga dan verder:
- Stop het in het archief
Zorg wel dat je een deugdelijk archief hebt, anders gaat het alsnog fout bij deze stap.
En maak het een beetje gezellig. Zet een kop thee, doe een muziekje op of kies voor een moment dat je toch moet wachten, bijvoorbeeld tijdens reclames op tv of wanneer je wordt opgehaald voor het sporten. Zorg alleen wel dat je voldoende tijd reserveert. De ervaring leert hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt.
Succes!
Verder lezen:Het papieren archief
Help me met mijn administratie
Boek: Getting Things Done – David Allen
* Je kunt ook gokken op één per maand, maar dan is de stapel misschien inmiddels zo groot dat je er ernom tegenop gaat zien. Dus ik zou het iedere week doen op een vast moment.